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    POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    1. Objetivo

    El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los clientes, usuarios y relacionados comerciales de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, sociedad identificada con NIT 900.740.206-1, quien actúa como responsable de la información, domiciliada en la Carrera 13 # 61 A - 35 LC 5, en la ciudad de Montaría, Colombia, con correo electrónico de contacto wachapp@terapps.net y número telefónico 324 6738616, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. en garantía del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

    2. Alcance

    Esta política aplica a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. resulte responsable dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente.

    4. Definiciones

    Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos.
    • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    • Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

    5. Principios

    • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
    • Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
    • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

    6. Datos de responsable del tratamiento

    • Razón social: TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S.
    • Domicilio o dirección: Carrera 13 # 61 A – 35 LOC 5, en la ciudad de Montería, Colombia.
    • Correo electrónico: wachapp@terapps.net
    • Teléfono: 01 8000 521888
    • Página web: https://www.terapps.net

    7. Tratamiento de la Información Personal

    Los datos personales que TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, recolecte, almacene y de cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, serán confidenciales y solo serán utilizados como se establece en los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:

    • Esta política será aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. sus datos mediante cualquier medio oral o escrito, online o físico y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas sean recaudados por la compañía.
    • En cada caso de recolección de datos por parte de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

    CLIENTES:

    • a. Actividades de mercadeo y publicidad a través de los medios de comunicación autorizados de acuerdo con lo indicado por la Ley 2300 de 2023.
    • b. Realización de actividades correspondientes a Inteligencia de mercados, investigación de mercados, tales como Focus Group y encuestas telefónicas o presenciales.
    • c. Envío de información acerca de los productos de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas.
    • d. Envío de noticias consideradas de interés por la entidad.
    • e. Encuentas de opinión.
    • f. Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual que TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. pueda tener con los titulares de datos personales.
    • g. Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios de los productos.
    • h. Atender, gestionar y dar cumplimiento a los servicios de domicilios a través de los canales destinados para tal fin.
    • i. TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política, a menos que los titulares expresen su voluntad de no autorizar alguno de los canales indicados.
    • j. En ningún caso TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. enajenará o entregará esta información a un tercero, a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.
    • k. TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
    • l. Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
    • m. Tratamiento de los datos en caso de reclamos al canal de denuncias del Comité de Ética de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S.
    • n. TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. podrá realizar cualquier actividad requerida para el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente política.

    VIGENCIA DE LOS DATOS:

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionados se conservarán durante un máximo de veinte (20) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.

    TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular. Para el tratamiento de datos sensibles deberá:

    • a. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
    • b. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
    • c. No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, en el normal desarrollo de sus operaciones no realiza el tratamiento de datos de menores, sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes legales o acudientes.

    8. Derechos de los titulares.

    El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S es responsable, tiene los siguientes derechos:

    • a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
    • c. Ser informado por TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    • d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    • e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
    • f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

    9. Autorizaciones y consentimiento

    La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

    10. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

    La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

    11. Prueba de la autorización

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

    12. Atención de peticiones, consultas y reclamos

    • Área responsable

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S a través del área de atención al cliente atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.

    • Procedimiento para el ejercicio de los derechos

    En cualquier momento, y de manera gratuita, los titulares o sus representantes podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S., a través de los siguientes mecanismos:

    • Envío de correo electrónico a wachapp@terapps.net
    • Directamente en Oficinas TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. en Colombia: Carrera 13 # 61 A – 35 Local 5, Montería, Colombia.

    Cuando la consulta o reclamo sea formulado por persona distinta al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar. La PQR debe contener como mínimo la siguiente información:

    • Nombre y dirección del titular de la información o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
    • Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la capacidad de su representante por medio de documento de identificación, registro civil, sentencia judicial que confiere representación legal o poder autenticado.
    • Descripción clara y precisa del tipo de reclamo que se realiza.
    • Descripción clara y precisa de los datos personas respecto de los cuales el titular o su representante busca ejercer el derecho.
    • Aportar la documentación que avale su petición en caso que sea procedente.

    CONSULTA

    Las consultas realizadas por los titulares o por sus representantes, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida la consulta, la cual no será mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    RECLAMOS

    Si el reclamo realizado por el titular o por su representante resulta incompleto, se requerirá al reclamante la subsanación de lo faltante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

    En el caso de reclamos, correcciones, actualizaciones y supresiones de información, se dará respuesta a los titulares de la información dentro del término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al reclamante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida la consulta, la cual no será mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS

    Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:

    • La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
    • En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
    • La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

    COOKIES O WEB BUGS

    El sitio web de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que dicha utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web.

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    13. Medidas de seguridad.

    En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de privacidad y protección de datos personales, TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De manera especial, todos los empleados y contratistas de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S que intervengan en la utilización de datos personales están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.

    14. Vigencia

    La presente política entra en vigencia a partir del 1 de Julio de 2024. Los datos personales tratados por TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S permanecerán en la base de datos de TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.

    TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S, se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. TERAPPS TECNOLOGIA INFORMATICA S.A.S. publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política.